E-Akte und DMS - Was ist das?

Die elektronische Akte, kurz E-Akte, ist die digitale bzw. elektronische Form der bisherigen analogen Akte. Zu den bereits bestehenden Anforderungen für Papierakten, unterliegt die E-Akte weiteren gesetzlichen Anforderungen, z.B. der Revisionssicherheit. Das bedeutet, dass ein Vorgang ganzheitlich im Nachgang prüfbar ist. So kann an Hand von unveränderbaren Zeitstempeln in der E-Akte z.B. nachgewiesen werden, wann ein Dokument eingereicht, gespeichert, bearbeitet oder versendet wurde. Auch jede andere Veränderung an und in der Akte wird jeweils vom System automatisch mitgeschrieben und ist nicht manipulierbar.

Verwaltet werden die E-Akten des Landkreises in einem Dokumenten-Management-System, kurz: einem DMS.  Das ist eine Anwendung zur Verwaltung von digitalen Dokumenten, vereinfacht ausgedrückt: ein digitaler Aktenschrank. Im Landkreis Nordwestmecklenburg wird dafür das DMS d.3 der Firma codia Software GmbH verwendet.

Warum beschäftigt sich die Verwaltung damit und warum wird jetzt alles digital?

Die Digitalisierung hat in den letzten Jahren in nahezu allen Bereichen unser Leben nachhaltig verändert. Um den aktuellen Anforderungen und Nutzungsgewohnheiten der BürgerInnen und Unternehmen gerecht zu werden, sind in allen Bereichen der Verwaltung zeitgemäße Arbeits- und Kommunikationsmittel notwendig. Für Sie als BürgerIn oder Unternehmen bedeutet das, dass Sie zukünftig vermehrt auf digitalem Wege Daten und Dokumente mit Ihrer Behörde austauschen können und neue digitale Zugangswege erhalten.

Dazu gehört z.B., dass Sie Anträge unkompliziert, digital sowie zeit- und ortsunabhängig stellen können und diese im Sinne einer effizienten Auftragsbearbeitung auch innerhalb der Verwaltung medienbruchfrei weiter bearbeitet werden. Medienbruchfrei bedeutet, dass z.B. das digital eingehende Dokument zur Bearbeitung nicht wieder ausgedruckt, sondern digital weiter bearbeitet wird.

Unabhängig von der Eigenmotivation unserer Verwaltung sich diesem Zeitgeist anpassen zu wollen, haben Bund und Land verschiedene Gesetze hierzu auf den Weg gebracht. Das Land Mecklenburg-Vorpommern hat beispielsweise das Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltungstätigkeit in Mecklenburg-Vorpommern (eGovG M-V) erlassen. Demnach sollen die Behörden u.a. ihre Akten elektronisch führen (§10). Auch im Regierungsprogramm „Digitale Verwaltung 2020“ wird das politische Ziel formuliert, dass Verwaltungsarbeit komplett auf digitalem Wege erfolgen soll. Und das Onlinezugangsgesetz (OZG) schreibt vor, dass alle Leistungen der öffentlichen Verwaltung medienbruchfrei erfolgen sollen. Die Einführung digitaler Akten (E-Akten) ist dafür eine Grundvoraussetzung.

Was ändert sich konkret für mich als BürgerIn  oder Unternehmen?

Sukzessive werden in den nächsten Jahren alle Akten in der Landkreisverwaltung auf digitale Akten umgestellt. Die schriftliche Kommunikation von Ihnen zur Verwaltung sowie die schriftliche Kommunikation von der Verwaltung zu Ihnen zurück wird zunehmend digital erfolgen. Egal ob Sie den Antrag digital über die Internetseite oder per E-Mail einreichen oder das Papierexemplar bei uns digitalisiert wird, erfolgt die Bearbeitung bei Einführung der E-Akte in den jeweiligen Bereichen in der Verwaltung ausschließlich digital. Die für die jeweiligen Vorgänge erstellten Bescheide oder Dokumente werden Ihnen – entsprechend zum oben erwähnten OZG-Ansatz – dann zunehmend auch ausschließlich digital zugestellt. Egal ob Baugenehmigung, Sozialhilfezusagen oder eine andere Verwaltungsleistung – Sie erhalten dann kein Papier mehr, sondern digitale Dokumente für Ihre Ablage.

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