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Ein großer Schritt ins Digitale - Einführung der E-Rechnung

Landkreis setzt mit elektronischer Rechnungsbearbeitung eine weitere Grundlage für E-Government um

05.10.2018
Digitale Bearbeitung anstatt Ausdrucke und Sammelmappen Foto: LK NWM

Aufgabe für Aufgabe arbeitet die Verwaltung im laufenden Betrieb Ihre Projekte aus der E-Government-Strategie ab. Nun ist wieder ein großer Schritt gelungen. Eingehende Rechnungen werden zukünftig nicht mehr als Papier zwischen den Abteilungen und der Buchführung und damit auch oft zwischen den Standorten in Wismar und Grevesmühlen hin und her geschickt.

Digitale Prozesse

Dieser Verwaltungsprozess wurde genau untersucht, die rechtlichen Anforderungen abgeglichen und die Vorteile verschiedener Softwarelösungen und das Zusammenspiel notwendiger Systeme geprüft und daraus eine elektronische Dienstleistung erarbeitet.

Eingehende Papierrechnungen können nun in der Poststelle gescannt und digital in der Rechnungsbearbeitung der Abteilungen abgelegt werden.  Dort wird die Rechnung nun am PC überprüft. Auch alle weiteren Schritte von der Bezahlung bis hin zur Archivierung erfolgen ohne Papier, ohne Ausdruck und ohne herkömmliche Hauspost.

Die Digitalisierung ermöglicht dabei eine effizientere Bearbeitung. So werden beim Scan erkannte Informationen zur automatischen Übernahme in das Buchführungssystem vorgeschlagen. Ebenso einfach können Rechnungen, die per E-Mail eingehen, in das Buchführungssystem übernommen werden.

Vorteile der elektronischen Rechnungsbearbeitung

Innerhalb der Verwaltung ermöglicht die elektronische Rechnungsbearbeitung damit schnelle Rechnungsläufe mit geringeren Fehlerquoten sowie eine verbesserte Skontonutzung und Kosteneinsparungen durch den Wegfall von Druckkosten.

Mögliche Neuerungen aus den bundesweiten Entwicklungen zum Thema E-Rechnung sind bei der Prozessentwicklung mitbeachtet, um für langfristige und zukunftssichere Lösungen zu sorgen.

Im Büro der Landrätin werden ab Oktober die Eingangsrechnungen elektronisch bearbeitet werden. Nach Abschluss dieses Pilotprojektes wird Anfang 2019 die papierlose Rechnungsbearbeitung sukzessive in allen anderen Bereichen der Verwaltung eingeführt werden.

Projektfakten

  • Projektstart: 01/2018
  • Prozessuntersuchung: 02/2018 – 08/2018
  • Installation und Einrichtung: 09/2018
  • Pilotbetrieb: 10/2018 – 12/2018
  • Ausrollen auf die komplette Verwaltung: ab 01/2019
  • Verpflichtende Nutzung ab 18.04.2020

© Wiebke Reichenbach E-Mail

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